Robere &  Associates

Poka Yoke

page-title

Kesalahan manusia (human error) kerap menjadi penyebab terjadinya hambatan dalam suatu proses. Maka dari itu, perlu adanya pengendalian saat perencanaan agar dapat meminimalisir kesalahan manusia yang terjadi. Salah satu bentuk pengendalian yang sering digunakan adalah Poka Yoke. Menurut konsep Poka Yoke, manusia mempunyai sifat alami yaitu pelupa, cenderung berbuat salah atau menyalahkan orang lain dan emosi. Maka dari itu konsep Poka Yoke digunakan dalam tahap perencanaan suatu proses untuk mengidentifikasi faktor kesalahan apa saja yang mungkin menjadi dan kemudian dapat menentukan bagaimana solusinya. Salah satu bentuk pendukung konsep Poka Yoke adalah terbentuknya prosedur kerja yang telah mempertimbangkan risiko yang akan mungkin terjadi dan telah ditentukan metode Poka Yoke dalam prosedur tersebut.

Konsep Poka Yoke sendiri awalnya digunakan oleh Toyota Production System yang diperkenalkan oleh Shigeo Shingo pada tahun 1960an. Poka Yoke merupakan gabungan dari 3 suku kata yaitu ”Poka (Poka Misu)” yang berarti “Kesalahan yang dikarenakan Kecerobohan” dan “Yoke (Yokeru)” yang berarti “Menghindari”. Maka gabungan dari 3 suku kata tersebut adalah menghindari kesalahan yang diakibatkan dari kelalaian atau ketidaksengajaan yang dilakukan oleh manusia. Sehingga diharapkan pada saat kita menerapkan Poka Yoke maka kerusakan produk atau kecelakaan kerja akibat kelalaian manusia dapat berkurang dan dapat menambah laba perusahaan.

Penerapan Poka Yoke sendiri dapat meliputi beberapa pendekatan seperti :

  1. Prevent Mistakes (pencegahan sebelum kesalahan terjadi)
    1. Control Method adalah metode pengawasan yang dilakukan untuk mencegah kesalahan, baik yang belum terjadi maupun pencegahan terhadap kesalahan yang dapat berpotensi terjadi ke proses selanjutnya.
    2. Warning Method adalah metode yang memberikan peringatan awal atas ketidaksesuaian, kesalahan bahkan kerusakan suatu proses.
  2. Detect Mistakes (tindakan setelah kesalahan terjadi)
    1. Contact Method adalah metode untuk menganalisa kontak yang terjadi antara alat dengan produk atau alat dengan manusia yang telah menyebabkan ketidaksesuaian.
    2. Fixed Value Method adalah metode yang dilakukan dengan memperhatikan/menganalisa bagian atau tahapan yang tidak dilakukan atau terlewati dalam suatu rangkaian proses. Metode ini dilakukan setelah rangkaian proses dilalui dan kemudian melakukan koreksi, bagian/tahapan mana yang terlewati.
    3. Motion Step Method adalah metode pemeriksaan kembali dari tahapan – tahapan yang telah dilalui sebelum lanjut ke tahapan berikutnya.

 

Dari pendekatan di atas, diharapkan dapat mempertimbangkan beberapa prinsip dasar Poka Yoke yaitu sebagai berikut :

  1. Dapat digunakan oleh semua pihak/pekerja
  2. Mudah dipasang
  3. Tidak memerlukan perhatian terus menerus dari pekerja/operator
  4. Biaya murah
  5. Dapat memberikan umpan balik dan/atau tindakan korektif/pencegahan secara tepat

 

Poka Yoke telah banyak diterapkan oleh perusahaan, baik dari segi Quality maupun Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Hal tersebut lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

  1. Quality
    Pelaksanaan inspeksi produk dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik dan sesuai harapan pelanggan. Keterlibatan manusia dalam melaksanakan proses inspeksi tersebut terkadang dapat mempengaruhi hasil inspeksi. Hal tersebut sesuai dengan konsep Poka Yoke terkait sifat alami manusia. Oleh karena itu, perusahaan dapat menyusun rencana untuk meminimalisir keterlibatan manusia dalam proses inspeksi dengan menggunakan peralatan atau teknologi yang mendukung hal tersebut.
     
  2. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
    Sering terjadinya kecelakaan kerja di perusahaan membuat perusahaan harus dapat memastikan segala pekerjaan yang dilakukan karyawan dalam kondisi aman, terlebih saat menggunakan peralatan kerja. Maka tidak jarang perusahaan rela mengeluarkan dana lebih untuk melengkapi peralatan kerja mereka dengan beberapa pengamanan seperti Sensor dan Alarm.

 

Untuk dapat mengidentifikasi lebih dalam terkait Poka Yoke, maka saat penyusunan prosedur kerja atau instruksi kerja perlu adanya identifikasi risiko yang mungkin akan terjadi dari aktivitas yang akan dilakukan. Berikut beberapa contoh prosedur yang dilengkapi risiko yang mungkin terjadi dan dikendalikan dengan konsep Poka Yoke, yaitu :

  1. Prosedur Absensi Pekerja
    Penyusunan Prosedur Absensi dapat disusun untuk mengetahui waktu kerja dari karyawan. Disarankan saat absensi dilengkapi dengan jam datang dan jam pulang yang diketahui oleh karyawan. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya kesalahpahaman perhitungan waktu kerja saat proses pembayaran upah kerja yang mengacu kepada daftar absensi.

  2. Prosedur Pengendalian Dokumen
    Sering ditemukannya prosedur yang tidak update di lokasi kerja dapat menghambat proses pelaksanaan kerja karena pelaksanaan aktivitas yang dilakukan tidak sesuai dengan prosedur yang terbaru. Maka dari itu, saat penyusunan prosedur pengendalian dokumen, dapat memberikan keterangan bahwa apabila akan melakukan perubahan dokumen maka dokumen lama wajib diserahkan terlebih dahulu.

  3. Prosedur Ijin Kerja
    Kecelakaan kerja pada kontraktor atau pihak luar perusahaan seringkali tidak dilengkapi dengan ijin kerja dan Job Safety Analysis (JSA) karena tidak adanya pemantauan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh perwakilan perusahaan. Maka dari itu, disarankan saat penyusunan prosedur ijin kerja pihak yang melakukan validasi ijin kerja dan JSA wajib melakukan pemantauan secara berkala selama aktivitas kontraktor berjalan.

  4. Prosedur Pengendalian Bahan Kimia
    Penggunaan bahan kimia seringkali disalahgunakan oleh pekerja. Maka dari itu, dalam prosedur perlu ditambahkan pemberian label dan simbol yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik dalam penyimpanan hingga penggunaan

Beberapa contoh prosedur di atas menggambarkan bahwa pada setiap penyusunan suatu pelaksanaan kerja perlu adanya suatu konsep, salah satunya ialah Poka Yoke untuk meminimalisir adanya ketidaksesuaian, baik ketidaksesuaian dari segi produksi maupun dari segi keselamatan kerja dan lingkungan. Apabila suatu prosedur kerja telah mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi hasil kinerja, maka dapat dipastikan hasil dari konsep tersebut dapat membantu mengurangi ketidaksesuaian yang ada dan dapat meningkatkan reputasi perusahaan karena hasil dari konsep yang direncanakan dalam bentuk suatu produk, dapat dengan mudah digunakan oleh customer.

Berikut terlampir beberapa contoh dari hasil konsep Poka Yoke yang telah disusun oleh produsen masing – masing peralatan yang sering kita jumpai di kehidupan sehari-hari, seperti :

  1. Konektor kabel yang berbeda warna untuk mengurangi kesalahan saat penyambungan
  2. Auto spell pada Microsoft Word yang berfungsi untuk menghindari adanya kesalahan pengejaan saat pengetikan
  3. Pintu lift yang dilengkapi dengan sensor lock, dimana saat lift sedang bergerak maka pintu lift tidak dapat dibuka
  4. Beberapa jenis mobil dilengkapi dengan sensor alarm mundur yang berfungsi sebagai guidance saat mobil ingin mundur.
  5. Timer pada alat elektronik seperti pada toaster (pemanggang roti) dan oven
  6. Pemasangan Speed Limiter untuk mengatur kecepatan kendaraan agar tidak melebihi batas yang telah ditentukan
  7. Desain SIM Card yang memiliki potongan trimp di salah satu sisi ujungnya untuk menghindari kesalahan pemasangan
  8. Warning Light pada speedometer mobil sebagai indikator apabila ada salah satu pintu yang tidak tertutup dengan benar, over heat, rem tangan aktif, dll
  9. Wastafel yang dilengkapi lubang over flow untuk menghindari air yang meluap apabila keran lupa dimatikan
  10. Ratchet dengan bunyi ‘khas’ saat menutup tangki bbm mobil yang menandakan bahwa penutup tangka sudah tertutup sempurna
  11. Perseneling mobil transmisi automatic yang di desain tidak lurus/dilengkapi shift lock untuk menghindari adanya perpindahan perseneling yang tidak dikehendaki

Konsep Poka Yoke sangat membantu manusia dalam mencegah terjadinya kesalahan atau human error, sehingga dapat mengurangi terjadinya faktor khilaf baik yang berdampak kecil maupun memberikan pengaruh kerugian yang cukup besar. Oleh karena itu, suatu Organisasi perlu mempertimbangkan untuk menerapkan Poka Yoke ke dalam proses bisnis mereka, terutama terkait dengan hal-hal yang memiliki risiko besar sehingga dampak negatif yang ditimbulkan dapat dikurangi. Satu hal yang perlu diingat, Poka yoke tidak selalu membutuhkan investasi, konsep ini bisa dilakukan dengan sangat mudah, misalnya hanya dalam bentuk prosedur kerja yang simple yang harus dilakukan oleh setiap orang. Seperti kata orang dalam Bahasa Jawa Pokok’e Oke, yang penting oke/baik atau sesuai.

Jadi, kira-kira apa Poka Yoke yang akan anda lakukan di Organisasi anda?